パスワード付きzip廃止は期限付きGoogleスプレッドシートで解決

パスワード付きZIP廃止

先週パスワード付きzip、内閣府と内閣官房で26日から廃止へというニュースがあった。

パスワード付きzipファイルとパスワードを別々でメール送信している企業が日本には多いが、言うまでもなくこれだとセキュリティが十分ではない。

内閣府では利用する民間のストレージサービスでファイルを共有し、パスワードをメールで送信するとしている。

しかし、パスワードをメールで送信して相手のメールサーバーに残したくないケースもある。

そんなときは閲覧期限付きGoogleスプレッドシートを使用すれば問題を解決できる。

閲覧期限付きGoogleスプレッドシート

まずGoogleスプレッドシートにファイル名とIDとパスワードを記載する。

ファイル名は「閲覧期限 2020-12-03 19:00まで」のようにするといつまで閲覧可能なのかわかりやすくなる。

パスワード付きzip廃止は期限付きGoogleスプレッドシートで解決
閲覧期限付きGoogleスプレッドシート

Googleスプレッドシートのサンプル

次にツール => スクリプトエディタを開いて以下のコードを貼り付ける。

fileName(ファイル名)にはスプレッドシートのファイル名を入れる。

function autoDeleteFile() {
  const fileName = '閲覧期限 2020-12-03 19:00まで' // ファイル名
  const fileData = DriveApp.getFilesByName(fileName)
  const spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
  const sheet = spreadsheet.getActiveSheet()
  sheet.getRange("B1:B2").setValue('閲覧期限切れのため表示不可')
  fileData.next().setTrashed(true)
}

最後にスクリプトエディタの編集 => 現在のプロジェクトのトリガーを選択して、右下のトリガーを追加を押す。

現在のプロジェクトのトリガーを選択

トリガーを追加ではイベントのソースを選択で「時間主導型」、時間ベースのトリガーのタイプを選択で「特定の日時」を選択したあと、閲覧期限である日時を入力して保存ボタンを押す。

初回はこのトリガーを実行してもよいか確認ダイアログが表示されるので許可する。

トリガーを追加

以上の手順で特定の時刻になるとIDとパスワード部分が「閲覧期限切れのため表示不可」という文字列で上書きされてファイル自体も削除される「期限付きGoogleスプレッドシート」が作成できる。