パスワード付きZIP廃止
先週パスワード付きzip、内閣府と内閣官房で26日から廃止へというニュースがあった。
パスワード付きzipファイルとパスワードを別々でメール送信している企業が日本には多いが、言うまでもなくこれだとセキュリティが十分ではない。
内閣府では利用する民間のストレージサービスでファイルを共有し、パスワードをメールで送信するとしている。
しかし、パスワードをメールで送信して相手のメールサーバーに残したくないケースもある。
そんなときは閲覧期限付きGoogleスプレッドシートを使用すれば問題を解決できる。
閲覧期限付きGoogleスプレッドシート
まずGoogleスプレッドシートにファイル名とIDとパスワードを記載する。
ファイル名は「閲覧期限 2020-12-03 19:00まで」のようにするといつまで閲覧可能なのかわかりやすくなる。
次にツール => スクリプトエディタを開いて以下のコードを貼り付ける。
fileName(ファイル名)にはスプレッドシートのファイル名を入れる。
function autoDeleteFile() {
const fileName = '閲覧期限 2020-12-03 19:00まで' // ファイル名
const fileData = DriveApp.getFilesByName(fileName)
const spreadsheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet()
const sheet = spreadsheet.getActiveSheet()
sheet.getRange("B1:B2").setValue('閲覧期限切れのため表示不可')
fileData.next().setTrashed(true)
}
最後にスクリプトエディタの編集 => 現在のプロジェクトのトリガーを選択して、右下のトリガーを追加を押す。
トリガーを追加ではイベントのソースを選択で「時間主導型」、時間ベースのトリガーのタイプを選択で「特定の日時」を選択したあと、閲覧期限である日時を入力して保存ボタンを押す。
初回はこのトリガーを実行してもよいか確認ダイアログが表示されるので許可する。
以上の手順で特定の時刻になるとIDとパスワード部分が「閲覧期限切れのため表示不可」という文字列で上書きされてファイル自体も削除される「期限付きGoogleスプレッドシート」が作成できる。